Sicherheitsunterweisung Lieferanten - VISIT das Unterweisungssystem

Benötigen Fremdfirmen, Lieferanten oder Besucher Zutritt zum Firmengelände, muss vorab eine Sicherheitsunterweisung über die im Unternehmen geltenden Regeln und Hinweise erteilt werden.

Hierdurch sollen Fehlverhalten wie der Aufenthalt in unbefugten Bereichen, das Aufnehmen von Fotos oder Videos auf dem Betriebsgelände oder das Rauchen in Gefahrbereichen vermieden werden. Doch die geltenden Regeln werden trotz vorab erfolgter Sicherheitsunterweisung leider nur selten eingehalten und es kommt häufig zu Verstößen.

Grund dafür sind häufig Sprachbarrieren, fehlendes Sicherheitspersonal und ein zu hoher Zeitaufwand. Dies ist dank des neuen online Unterweisungssystems VISIT nun Geschichte.

Sprachen
Vielzahl an verschiedenen Sprachen
Individualität
Anpassbar an jedes Unternehmen
Verständniskontrolle
Kontrolle der Unterweisung
Verfügbarkeit
24/ 7 einsatzbereit
Vorab Check-in
Von Zuhause und unterwegs
Datenschutzkonform
Rechts- und datensicher
Entlastung von Personal
Software als Kontrollmitarbeiter
Schnelle Abwicklung
Schnelle und effiziente Unterweisung
Schnelle Integration
Kompatibel und schnelle Anpassungen

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Betriebliche Sicherheitsunterweisung - die Probleme

Da die Erstunterweisung von betriebsfremden Personen wie Lieferanten oder Fremdfirmen verpflichtend ist, muss sie vor Betreten des Geländes erfolgen. Dies geschieht in der Regel durch das Sicherheitspersonal. Bisher erfolgte diese Besucher Unterweisung in Papierform. Doch das bringt nicht nur verwaltungstechnische Probleme mit sich. Ein enormer Zeitaufwand für die Ein- und Ausfahrt, der bei erhöhtem Besuchsaufkommen schnell zu Staus oder Blockaden führen kann, ist eine häufig unvermeidbare Problematik.

Sprachauswahl bei VISIT

Dies ist häufig auf Verständigungsprobleme zurückzuführen. Da die LKW-Fahrer der Lieferanten weltweit tätig sind, entstehen erste Probleme aufgrund der unterschiedlichen Sprachen. Nun muss die für die Instruktion beauftragte Person diese trotz einer enormen Sprachbarriere durchführen.

Das funktioniert in der Regel nur selten. Der Fahrer setzt die Unterschrift, dass er unterwiesen wurde und darf das Gelände betreten. Jedoch weiß er in der Regel nun nicht über die auf dem Firmengelände geltenden Bedingungen und vorab gestellten Fragen Bescheid. Auch Anweisungen zum Abladeort oder Fahrwege sind nur schwer vermittelbar.

Die Einweisung dient dazu, um Unfälle und Gefahren auf dem Gelände zu minimieren und verhindern. Aufgrund mehrerer auftretender Probleme und einem daraus resultierenden Fehlverhalten werden diese Regeln jedoch häufig nicht verstanden. Dies führt zu Unfällen, welche Strafen und Probleme mit Versicherungen mit sich bringen können. Da so auch interne Arbeitsprozesse und Abläufe behindert werden, sollten diese einfach lösbaren Probleme vorab vermieden werden.

Ein weiteres Problem, das häufig bei der Unterweisung von Fremdfirmen entsteht, ist die Nachvollziehbarkeit. Die Sicherheitsunterweisung ist, genau wie der Nachweis darüber, verpflichtender Bestandteil.

Wurde sie durchgeführt und das durch den Besucher unterschriebene Formular geht verloren, wird die Versicherung aufgrund des nicht vorhandenen Formulars im Falle eines Unfalls in der Regel nicht zahlen. Der einfache Grund hierfür ist, dass nicht nachvollzogen werden kann, ob die Sicherheitsunterweisung erfolgt ist, oder nicht.

Dokument VISIT

VISIT als digitale Lösung bei der Sicherheitsunterweisung

Vitn VISIT, der digitale Pförtner, bringt viele Vorteile mit sich. Lieferanten, Fremdfirmen oder Besucher können bereits vorab die Online Unterweisung durchführen und vor Ort wertvolle Zeit sparen. Da sie bereits über Regeln und das Verhalten auf dem betriebsfremden Gelände geschult wurden und alle notwendigen Informationen erhalten haben, erfolgt vor Ort lediglich eine kurze Abfrage, ob die Inhalte des Unterweisungssystems verstanden wurden. Im Anschluss wird dann die Zutrittsgenehmigung erteilt.

Weltweit

Sprachbarrieren bei der Sicherheitsunterweisung

Um Sprachbarrieren zu verhindern, ist das Unterweisungssystem auf allen vorstellbaren Sprachen realisierbar. Dies verhindert Kommunikationsprobleme und stellt sicher, dass unternehmensfremde Personen verständlich und korrekt in ihrer Muttersprache unterwiesen wurden.

Nur so kann sichergestellt werden, dass die auf dem Gelände geltenden Verhaltensregeln eingehalten und alle wichtigen Informationen verstanden wurden. Dadurch sinkt das Unfallrisiko deutlich.

Individuell

Individuelle Sicherheitsunterweisung mit VISIT

Da es für die online Unterweisung natürlich keine Universallösung gibt, ist sie komplett individualisierbar.

Beginnend beim optischen Aufbau mit Einbindung des firmeneigenen CIs, den zu unterweisenden Punkten und den abschließenden Verständnis Fragen sind alle einzelnen Schritte und Punkte komplett individuell gestaltbar. So können auch Informationen wie Fahrtwege oder Lieferpunkte für die Lieferanten und Fremdfirmen in einer Karte oder einem Video eingebunden werden.

Digital

Digitalisierung der Sicherheitsunterweisung

Da die Digitalisierung immer weiter voranschreitet, sollte sie auch bei dem wichtigen Thema der Sicherheitsunterweisung nicht angehalten werden. Die klassische Zettelwirtschaft, welche schnell unübersichtlich werden kann, verschwindet somit.

Alle Daten werden online erfasst und gespeichert. Dadurch können keine Unterlagen verloren gehen und ein Nachweis ist zu jedem späteren Zeitpunkt möglich. Sollte es zu einem Unfall oder einem Verstoß kommen, ist die Firma so auf der sicheren Seite.

Sicherheit

Datenschutz bei der Sicherheitsunterweisung

Datenschutz ist in ein in den letzten Jahren immer wichtiger gewordenes Thema. Deshalb ist es natürlich eine der höchsten Voraussetzungen, die Online Unterweisung DSGVO konform zu gestalten.

Angelegte Daten von Besuchern, Lieferanten oder Fremdfirmen werden auf einem internen Server datenschutzkonform gespeichert. So können bereits erstellte Besucherprofile jederzeit abgerufen und kontrolliert werden, ohne dabei gegen die Datenschutzverordnung zu verstoßen.

Flexibilität

Verfügbarkeit der online Unterweisung

Angekündigten Besuchern kann vorab ein online Zugang zum Unterweisungssystem zugesandt werden. Hier erfolgt die Unterweisung der Fremdfirma und Lieferanten bereits vor Ankunft am Unternehmen. Dies macht die Anmeldung und den Check-In mit den abschließenden Kontrollfragen zur Unterweisung deutlich zeitsparender.

Doch auch wenn der Vorgang nicht vorab erfolgt, bringt der digitale Pförtner eine klare Zeitersparnis mit sich. Er beschleunigt Prozesse vor Ort und steigert die Effizienz bei der Einfahrt, da das online System dauerhaft verfügbar ist.

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Was ist eine Sicherheitsunterweisung

Bei einer Sicherheitsunterweisung werden betriebsfremde Personen wie Lieferanten, Arbeiter von Fremdfirmen oder Besucher über die im Unternehmen geltenden Regeln und Vorschriften informiert. Mit einer Unterschrift wird bestätigt, dass die Regeln verstanden und eingehalten werden.

Warum benötigt man Sicherheitsunterweisungen

Die Sicherheitsunterweisungen werden benötigt, um Fehlverhalten von betriebsfremden Personen zu verhindern, bevor es zu schlimmeren Unfällen oder der Gesundheitsgefährdung kommt. Sie schulen und informieren über Verhaltenshinweise und Regeln auf Firmengeländen.  

Ist eine Sicherheitsunterweisung Pflicht

Ja, Sicherheitsunterweisungen sind für Personen, die ein fremdes Firmengelände betreten oder befahren wollen verpflichtend. Werden sie nicht unterwiesen und es kommt zum Unfall auf dem Gelände, kommen Versicherungen in der Regel nicht dafür auf.  

Können unterschiedliche Berechtigungen vom digitalen Pförtner erteilt werden

Die Sicherheitsunterweisung kann für verschiedene Gruppen erstellt und durchgeführt werden. So können auch Berechtigungen angepasst und individuell verteilt werden. Dadurch erhält beispielsweise ein Lieferant lediglich die Berechtigung zum Passieren der Schranke, während eine externe IT-Firma Zugang zum Serverraum erhält.

Wie viele Sprachen sind bei der Sicherheitsunterweisung möglich

Der Digitale Pförtner des Unterweisungssystems kann mit allen Sprachen dieser Welt bestückt werden. Hier sind dem System keine Grenzen gesetzt. Von den üblichen in Europa gesprochenen Sprachen, über afrikanische, bis hin zum Mandarin. Hier ist alles möglich!